Implementar la nómina electrónica no es solo cumplir con un requisito legal, sino dar un paso hacia la transformación digital de tu empresa. En este artículo resolvemos todas tus dudas basándonos en la normativa vigente de la DIAN.
Parte 1: Conceptos Básicos
¿Qué es la Nómina Electrónica y cómo se emite?
El Documento soporte de pago de nómina electrónica es un documento digital que constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios, así como de los impuestos descontables en el IVA, cuando aplique.
Para su emisión, el proceso se divide en tres etapas informáticas fundamentales:
- Generación: Es la estructuración de la información según los requisitos legales, previa a su transmisión.
- Transmisión: El envío electrónico de la información a la DIAN.
- Validación: El procedimiento donde la DIAN verifica que la información cumpla con las reglas y genera un mensaje de «Documento validado por la DIAN» o «Documento Rechazado».
¿Es obligación emitir Nómina Electrónica?
Sí. El artículo 4 de la Resolución 000013 de 2021 establece textualmente que los sujetos obligados son: «aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador».
Diferencias entre Nómina Electrónica y liquidación de nómina
La liquidación de nómina son los cálculos internos que realiza la empresa para determinar cuánto pagar a cada empleado en sus periodos habituales (quincenales, semanales, etc.). Por otro lado, el documento de nómina electrónica es el reporte mensual acumulado que se envía a la DIAN para efectos tributarios, independientemente de que el empleador realice pagos en periodos inferiores a un mes.
Parte 2: Marco Legal y Sujetos
Decreto y Resoluciones de la DIAN
La normativa principal es la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021, la cual implementó y desarrolló la funcionalidad de este documento dentro del sistema de facturación electrónica. Esta ha sido modificada por resoluciones posteriores como la 000037, 000063 y 000028 para ajustar calendarios y aspectos técnicos.
¿Quiénes tienen que implementar Nómina Electrónica?
La obligación recae sobre todo empleador que sea contribuyente del impuesto sobre la renta y requiera soportar esos costos y deducciones ante la DIAN. Esto incluye tanto a quienes están obligados a facturar electrónicamente como a los que no.
Calendario de Nómina Electrónica 2022
Para el año 2022, el hito más relevante fue para los sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta. Según la Resolución 000028 de 2022, los empleadores con entre 1 y 10 empleados que no facturan electrónicamente debieron realizar su primera transmisión (correspondiente al mes de junio de 2022) dentro de los diez primeros días hábiles de julio de 2022.
Parte 3: Operación Interna
Ventajas y retos de la Nómina Electrónica
- Ventaja principal: Permite la procedencia de impuestos descontables y costos o gastos deducibles en las declaraciones tributarias. Además, busca la estandarización de la información para que sea utilizada de manera más eficaz y eficiente.
- Retos: La implementación requiere que los sujetos obligados adopten medidas preventivas técnicas y administrativas para garantizar la autenticidad, integridad y confidencialidad de los datos personales de sus empleados.
¿Debo ajustar procesos internos de mi empresa?
Sí. Las empresas deben realizar adecuaciones informáticas para la habilitación, generación y transmisión. Además, el sistema debe garantizar la interacción de la nómina electrónica con la información contable, incluyendo retenciones en la fuente, cuentas por pagar, cuentas por cobrar y gastos.
Parte 4: Consecuencias del Incumplimiento
¿Cuánto le costaría a una empresa NO declarar correctamente?
Aunque las resoluciones citadas se enfocan en el procedimiento técnico, el mayor costo es la pérdida del derecho a descontar los pagos de nómina como costos o deducciones en el impuesto sobre la renta. Esto significa que la empresa pagaría un impuesto de renta más alto al no poder restar legalmente los salarios pagados de su base gravable.
Parte 5: Requisitos y Formatos
¿Qué información debe contener la Nómina Electrónica?
De acuerdo con el Artículo 5 de la Resolución 000013 de 2021, debe contener, entre otros:
- Denominación expresa como «Documento soporte de pago de nómina electrónica».
- Datos del empleador y del beneficiario del pago (empleado o pensionado).
- CUNE (Código Único de Nómina Electrónica).
- Valores devengados, valores deducidos y la diferencia total.
- Medio de pago y fecha/hora de generación.
- Firma digital del empleador.
Formato de transmisión y Notas de Ajuste
El formato es XML (denominado NominaIndividual). Es importante notar que, a diferencia de la factura electrónica, este formato no pertenece al estándar UBL, excepto en la sección de la firma digital. Las Notas de Ajuste son documentos electrónicos para corregir errores aritméticos o de contenido. Sirven para reemplazar un documento con errores o para eliminar uno enviado por equivocación.
Periodicidad de la Nómina Electrónica
Es mensual. El documento debe generarse independientemente de si el empleador paga de forma quincenal o semanal; se debe acumular la información de las liquidaciones realizadas en el mes inmediatamente anterior por cada trabajador. El plazo para transmitir es dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente.
Parte 6: Habilitación ante la DIAN
¿Qué es la habilitación?
Es el procedimiento previo obligatorio que se realiza en el servicio informático de la DIAN para demostrar que el software (propio o de un proveedor) cumple con las condiciones técnicas para generar, transmitir y validar los documentos.
¿Cómo me habilito y puedo elegir cualquier proveedor?
El proceso incluye:
- Ingresar al sistema de facturación electrónica en la opción «otros documentos».
- Señalar si el software es propio o de un proveedor tecnológico.
- Superar satisfactoriamente las pruebas de validación técnica.
No es obligatorio elegir al mismo proveedor de facturación electrónica. El empleador puede usar un desarrollo propio o adquirir los servicios de cualquier proveedor tecnológico habilitado por la DIAN.
Parte 7: Errores Comunes que Debes Evitar
- No reportar novedades: Ignorar eventos que afectan la liquidación en el periodo (como incapacidades o licencias) que deben informarse según el anexo técnico.
- Errores en el CUNE: No calcular correctamente el código único basándose en el algoritmo SHA-384, lo que causará el rechazo del documento.
- No conservar soportes: No mantener los archivos por el tiempo legal requerido o no garantizar su accesibilidad para futuras consultas.
Parte 8: ¿Cómo funciona el proceso completo?
En resumen, el ciclo de la nómina electrónica es el siguiente:
- Habilitación: Pruebas iniciales en la DIAN.
- Generación: Estructuración del XML por cada empleado.
- Transmisión: Envío de los XML uno a uno a la DIAN.
- Validación DIAN: La entidad verifica la información y devuelve un mensaje de validación firmado que el empleador debe conservar.