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Gestión vs. Nómina Electrónica
Gestión de Nómina
Es el cerebro de la operación. Es el proceso interno de liquidar salarios, prestaciones sociales, seguridad social y retenciones.
Incluye el cálculo preciso de devengos y deducciones antes de generar cualquier pago o reporte externo. Es donde se asegura que cada peso corresponda a la realidad laboral.
Nómina Electrónica
Es el vehículo de comunicación. Es el reporte oficial exigido por la DIAN para validar los costos y deducciones en la declaración de renta.
Consiste en la transmisión digital de los soportes de pago ya liquidados. Sin una gestión técnica previa, el reporte electrónico contendría errores legales graves.
Novedades de Nómina
Las novedades son eventos que alteran la liquidación mensual ordinaria. Su reporte exacto es vital para evitar sanciones de la UGPP y asegurar el bienestar del trabajador.
Reportes médicos que suspenden la prestación del servicio. Pueden ser de origen común (EPS) o laboral (ARL). Afectan el pago según los días y el porcentaje de ley (66.67% o 100%).
Ausencias con pago obligatorio: Maternidad, paternidad, luto, jurado de votación o licencias sindicales. No afectan el tiempo de servicios para prestaciones.
Suspensiones del contrato por mutuo acuerdo. Durante este tiempo el empleador solo cotiza salud y pensión sobre el porcentaje de ley, y se descuenta el tiempo para cesantías y vacaciones.
Días de descanso remunerados (15 días por año). Pueden ser disfrutadas (descanso físico) o compensadas en dinero (pago sin descanso, máximo la mitad).
Incrementos o disminuciones en el salario básico. Impacta directamente el cálculo del Ingreso Base de Cotización (IBC) para seguridad social y parafiscales.
Trabajo suplementario (diurno, nocturno, dominical o festivo). Son devengos variables que incrementan el promedio para liquidar prestaciones sociales.
Pagos adicionales que pueden ser constitutivos o no de salario. Vital definir su naturaleza para no exceder el límite del 40% (Ley 1393).
Alta o baja del trabajador en el sistema. El retiro activa la liquidación definitiva de contrato (prestaciones proporcionales e indemnizaciones si aplican).
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Analítica
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